Khi cần trích xuất các thông tin cần thiết hoặc thao tác trong cơ sở dữ liệu Access, lập trình viên cần thực hiện các Query tương ứng. Vậy Query là gì, cách thức hoạt động và có bao nhiêu dạng phổ biến hiện nay. 

Hãy cùng aetc.edu.vn tìm hiểu những thông tin khái quát nhất về Query qua bài viết dưới đây. 

Query là gì?

Query là một công cụ của Access được sử dụng để truy vấn các dữ liệu, thông tin trên một hay nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu. Thông qua các truy vấn này, người dùng có thể giải quyết các yêu cầu liên quan tới cơ sở dữ liệu. Bên cạnh đó, các truy vấn này cũng được sử dụng như một nguồn dữ liệu cho các công cụ như Form, Report hay Query khác.

Hiện nay có ba chế độ làm việc với Query chính, bao gồm:

• Chế độ Design View (thiết kế) cho phép người dùng thiết kế, chỉnh sửa thiết kế mẫu hỏi.
• Chế độ Datasheet View (trang dữ liệu) hiển thị kết quả truy vấn dữ liệu từ cơ sở dữ liệu.
• Chế độ SQL View hiển thị các câu lệnh SQL tương ứng với mẫu hỏi đã thiết kế.

Các yêu cầu thường được đưa ra khi thực hiện một truy vấn

Để thực hiện được một truy vấn, bạn cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản dưới đây:

• Dữ liệu được tổng hợp và hiển thị từ một hay nhiều bảng khác nhau.
• Các bản ghi được chọn phải thoả mãn các điều kiện cho trước.
• Thao tác thực hiện bao gồm tạo bảng, thêm, sửa, xóa dữ liệu.
• Các bản ghi được sắp xếp lại theo một trật tự hay thuộc tính nhất định.
• Thực hiện các phép tính toán cơ bản như đếm bản ghi, tính tổng, tính trung bình cộng…

Query hoạt động như thế nào?

Hãy thử tưởng tượng bạn bước vào quán cà phê và đưa ra một yêu cầu “Một cà phê sữa đá”, nhân viên pha chế sẽ hiểu yêu cầu và thực hiện nó. Đây chính là một ví dụ về truy vấn trong đời sống hàng ngày. Tương tự, cách thức hoạt động của một Query cũng như vậy. Người dùng sẽ sử dụng một ngôn ngữ Query để gửi đi yêu cầu của bạn. Dù là sử dụng SQL hay một ngôn ngữ nào khác bạn có thể thực hiện truy vấn và nhận kết quả đúng như mong muốn của bạn miễn là cả database và người dùng đều hiểu cũng như sử dụng chung một ngôn ngữ.

Thực hiện truy vấn không phải là cách duy nhất để lấy dữ liệu nhưng trên thực tế có nhiều cách khác nhau để thực hiện điều đó. Dưới đây là một số cách để lấy dữ liệu phổ biến:

• Sử dụng tham số mặc định trong menu của các phần mềm: Bạn có thể chọn tham số và sau đó, người dùng hướng dẫn cách để lấy kết quả mong muốn. Cách lấy dữ liệu này dễ thực hiện nhưng không linh hoạt và có nhiều hạn chế về khả năng vận hành.
• Sử dụng các cấu trúc gợi ý của cơ sở dữ liệu: Hệ thống sẽ hiển thị một bộ code cho bạn, trong đó có các khoảng trống để điền vào các giá trị tương ứng.
• Sử dụng ngôn ngữ Query để viết truy vấn nếu muốn sử dụng dữ liệu: Phương pháp này đòi hỏi bạn phải có các kiến thức đầy đủ về ngôn ngữ Query mà Database Software đang sử dụng. Bạn có thể toàn quyền kiểm soát dữ liệu dù quá trình truy vấn có thể diễn ra khá phức tạp.

Các dạng query phổ biến hiện nay

Trong quá trình thực hiện truy vấn thông tin hay dữ liệu từ các cơ sơt dữ liệu, bạn sẽ quen với một số loại Query phổ biến hiện nay như:

• Select Query (truy vấn chọn)
• Crosstab Query (truy vấn chéo bảng)
• Make Table Query (truy vấn tạo bảng)
• Append Query (truy vấn thêm)
• Update Query (truy vấn cập nhật)
• Delete Query (truy vấn xóa dữ liệu)

Các bước để thực hiện một truy vấn

Trên thực tế, tùy theo mỗi dạng Query mà sẽ có những bước tạo thành truy vấn khác nhau. Nhìn chung, muốn tạo ra một truy vấn Query trong Access, người dùng cần thực hiện 4 bước chính như sau:

• Bước 1: Người dùng cần tạo ra một câu truy vấn mới hoàn toàn.
• Bước 2: Chọn các bảng dữ liệu làm dữ liệu nguồn cho các Query.
• Bước 3: Thiết kế các yêu cầu dữ liệu cần thiết để truy xuất dữ liệu, thông tin từ cơ sở dữ liệu.
• Bước 4: Lưu, chạy câu truy vấn và hoàn tất quá trình tạo Query.

Đối với truy vấn chọn, người dùng có thể sử dụng trình hướng dẫn truy vấn hoặc làm việc trong dạng xem Thiết kế. Hai phương pháp này có phần khác biệt nhưng nhìn chung, chúng đều bao gồm các bước cơ bản:

• Bước 1: Chọn bảng hoặc truy vấn mà bạn muốn sử dụng làm nguồn dữ liệu.
• Bước 2: Chỉ định các trường mà bạn đang muốn đưa vào từ các nguồn dữ liệu khác.
• Bước 3: người dùng có thể chỉ định tuỳ chọn các tiêu chí giới hạn số bản ghi mà các truy vấn đã trả về trước đó.

Lưu ý: Sau khi tạo các truy vấn, bạn nên tiến hành chạy thử để xem kết quả. Bạn chỉ cần mở truy vấn chọn trong dạng xem Biểu dữ liệu để bắt đầu chạy truy vấn chọn. Ngoài ra, người dùng có thể xem và sử dụng lại bất cứ truy vấn nào đã được lưu xuống khi cần.

Giờ đây bạn đã biết Query là gì, các dạng chính và cách thức hoạt động của nó như thế nào. Ngôn ngữ Query không quá phức tạp nên nếu bạn đang tìm hiểu về lập trình, đây là một lĩnh vực không thể bỏ qua. Hãy theo dõi các bài viết tiếp theo để cập nhật thêm nhiều kiến thức công nghệ mới từ aetc.edu.vn ngay hôm nay.