SMTP là một giao thức cho phép các doanh nghiệp gửi và nhận mail một cách đơn giản. Vậy bạn hiểu SMTP là gì và cách thức hoạt động của SMTP ra sao? Đây cũng chính là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm hiện nay, đặc biệt là những công việc phải gửi nhiều email hoặc liên quan đến marketing online. 

Để hiểu rõ hơn về nó, hãy tham khảo ngay nội dung bài viết “SMTP là gì?” được aetc.edu.vn tổng hợp ngay sau đây.

SMTP là gì?

SMTP là tên viết tắt của Simple Mail Transfer Protocol dịch ra có nghĩa là giao thức truyền tải thư tín đơn giản hóa. Giao thức này có nhiệm vụ chính là gửi mail còn giao thức IMAP hay POP3 đảm nhiệm việc nhận mail hay truy xuất dữ liệu mail server.

SMTP Server (server dùng để gửi mail) là dịch vụ cho phép gửi số lượng lớn email có tốc độ nhanh mà không bị giới hạn như các hòm mail miễn phí của Gmail hoặc mail đi kèm hosting. Hay nói cách khác các máy chủ giúp bạn thao tác gửi thư thường gọi là SMTP server chúng thực hiện gửi thư qua giao thức TCP hoặc IP.

Thường thì SMTP thực hiện để hoạt động qua cổng Internet 25 (TCP). Bạn biết không, tại châu âu lại có một phương thức thay thế cho SMTP của gmail được sử dụng rộng rãi đó là X.400. Chính vì vậy, giờ đây xuất hiện nhiều máy chủ thư điện tử nhằm hỗ trợ giao thức chuyển thư đơn giản mở rộng được gọi là (ESMTP), giao thức này cho phép các tệp đa phương tiện được gửi dưới dạng e-mail.

Mặt khác, hệ thống mail hay đơn giản chỉ là một email muốn chuyên nghiệp thì cần phải tìm hiểu về các giao thức mà nó sẽ hỗ trợ vì nó sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc khi làm việc lâu dài nhờ khả năng gửi nhận thư nhanh chóng, nhưng bạn cũng cần phải lưu ý là khả năng đính kèm tập tin và lưu trữ với dung lượng cao sẽ giúp bạn có thêm nhiều lợi thế trong việc sử dụng lâu dài, tiết kiệm thời gian chuyển đổi doanh nghiệp,…

Đặc biệt, ngoài giao thức SMTP trong thư điện tử thì những giao thức khác cũng rất quan trọng như IMAP hay POP3 giúp bạn có một hệ thống các gói email doanh nghiệp trở nên toàn diện nhất, chuyên nghiệp và sở hữu nhiều tính năng cao.

Máy chủ SMTP có giống với máy chủ bình thường không?

Xét về mặt kỹ thuật, máy chủ SMTP có giống với máy chủ bình thường. Giống như hầu hết các máy chủ, các dữ liệu máy chủ SMTP gửi đến máy chủ khác. Điểm khác biệt với các máy chủ bình thường chỉ là khả năng gửi email số lượng lớn mà không có giới hạn.

Ví dụ, Gmail là máy chủ gửi email miễn phí của Google nhưng có hạn chế số lượng email là bạn chỉ gửi được tối đa 500 email/ngày. Bạn không được phép gửi nhiều hơn. Không chỉ vậy, gmail chỉ phục vụ mục đích liên quan đến công việc, cá nhân, các thông tin liên lạc, giao dịch…. chứ không được sử dụng cho mục đích gửi quảng cáo, tiếp thị, marketing. Do vậy, nếu bạn sử dụng với mục đích sai quy định của Gmail thì có khả năng bạn sẽ bị khóa tài khoản.

Còn đối với Server SMTP bao gồm những máy chủ chuyên để gửi email số lượng lớn thì bạn có thể gửi hàng trăm ngàn email/ngày nhằm mục đích để các đơn vị gửi thông tin quảng cáo, marketing hoặc chăm sóc khách hàng… Chính vì vậy mà khi sử dụng, bạn sẽ cần trả phí gửi email cho những server SMTP này.

Tại sao SMTP lại quan trọng?

Nếu không có máy chủ SMTP, email của bạn sẽ không được chuyển đến địa chỉ người nhận. Bởi khi bạn nhấn “Gửi”, email của bạn biến thành một chuỗi mã rồi được gửi đến máy chủ SMTP. Khi đó, máy chủ SMTP có thể xử lý mã và truyền thông điệp. Chính vì vậy, nếu máy chủ SMTP không có ở đó để xử lý email, nó sẽ bị mất trong bản dịch.

Ngoài ra, máy chủ SMTP đóng nhiệm vụ quan trọng trong việc xác thực email gửi đi có phải là tài khoản đang hoạt động hay không. Đây chính là vai trò đầu tiên trong việc bảo vệ hộp thư đến của bạn từ email bất hợp pháp. Đặc biệt hơn, nó cũng sẽ gửi email trở lại người gửi nếu nó không được chuyển thành công. Điều này giúp cho người gửi biết rằng họ có địa chỉ email không đúng hoặc email của họ đang bị chặn bởi máy chủ nhận.

Cách hoạt động của SMTP

• Bước 1: Đầu tiên, việc gửi thông báo được bắt đầu bằng việc chuyển thông báo đến một SMTP Server chỉ định.

• Bước 2: Dựa vào tên miền của địa chỉ e-mail nhận (ví dụ, ‘tenemail.com’), SMTP Server bắt đầu trao đổi liên lạc với một DNS Server mà sẽ tìm kiếm và trả về host name của SMTP Server đích (ví dụ ‘mail.ten-email.com’) cho tên miền đó.

• Bước 3: Sau cùng SMTP Server đầu tiên trao đổi thông tin trực tiếp với SMTP Server đích thông qua cổng 25 của TCP/IP.

• Bước 4: Nếu tên người dùng của địa chỉ email nhận trùng khớp với một trong những tài khoản người dùng được phép trong máy chủ đích thì thông báo email gốc cuối cùng sẽ được đưa đến máy chủ này, rồi chỉ chờ người nhận lấy thông báo thông qua một chương trình gửi nhận mail (ví dụ như mail server Outlook chẳng hạn).

Lưu ý: Trong trường hợp SMTP Server đầu tiên không thể liên lạc và trao đổi thông tin trực tiếp với máy chủ đích, thì giao thức SMTP có cung cấp các cơ chế để chuyển các thông báo thông qua một hay nhiều SMTP Server chuyển tiếp trung gian. 

Sau đó, một máy chủ trung gian sẽ nhận thông báo gốc và sau đó sẽ gửi nó tới máy chủ đích hoặc cũng có thể gửi nó một lần nữa tới một máy chủ trung gian khác. Và quá trình này sẽ được thao tác nhiều lần cho đến khi thông báo được chuyển đi hoặc thời gian lưu giữ thông báo hết hạn.

Phía trên là những thông tin về “SMTP là gì?” mà chúng tôi muốn gửi đến bạn. Hy vọng những chia sẻ phía trên của chúng tôi thực sự hữu ích với bạn. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để luôn cập nhật những kiến thức mới nhất mỗi ngày bạn nhé!